.: COUNTLESS THANKS TO :.

Thursday, October 6, 2011

ETIKA MENGHANTAR FAKS

Kali ni aku terasa nak bercakap pasal faks. Tau kan, kalau kerja di opis memang ini salah satu benda yang kita mesti hadap dan biasakan diri, sebab faks adalah salah satu cara nak menghantar dokumen dengan cepat berbanding dengan mengharapkan dispatch ataupun melalui pos.

Mula-mula sekali sebelum menghantar faks, pertimbangkan dulu langkah-langkah ni:

1. Wujudkan fax cover.

Dalam fax cover, masukkan maklumat asas pengirim seperti nama pengirim, jabatan/syarikat, nombor telefon yang patut dihubungi sekiranya dokumen yang difakskan tidak sampai sepenuhnya [contoh kalau nak hantar 5 mukasurat tapi penerima cuma dapat 2 je boleh la penerima call balik sebab ada nombor kan], jumlah mukasurat yang dihantar, nama dan alamat penerima serta tajuk dokumen yang difakskan.

Fax cover boleh dibuat in advance, bak kata orang putih, buat guna Microsoft Words, print satu dan fotostat yang selebihnya untuk kegunaan pada masa akan datang. Selain daripada mengurangkan masa kerja menghantar faks setiap kali, kerja anda juga akan nampak lebih kemas dan profesional di mata penerima. Sekarang ni image is everything kan?

2. Sebelum faks, telefon dulu orang yang paling dekat dengan mesin faks.

Logiknya kita tak tau siapa yang paling dekat dengan mesin faks di tempat penerima. Jadi jalan terbaik telefon dulu penerima faks dan tanyakan padanya nombor telefon orang yang paling dekat dengan mesin faks. Ada sesetengah organisasi melantik kakitangan khas yang tugas spesifiknya adalah menyelia, menerima dan menghantar faks.

Apa rasionalnya kita telefon dulu pihak penerima sebelum menghantar faks?

a. Mudah je – supaya kita boleh sahkan sama ada penerima memang di jabatan/agensi itu dan minta beliau standby jadi bila saja faks dihantar dia akan terus menerimanya.

b. Untuk mengelakkan kita tersalah hantar dokumen – bukan semua dokumen yang difaks sesuai untuk tatapan umum kan? Kadang-kadang kita terpaksa hantar dokumen bersifat rahsia atau P&C jadi telefon dulu sebelum faks boleh menyelamatkan kita.

c. Supaya orang yang menerima faks tu alert dengan keadaan mesin faksnya. Kadang-kadang toner atau kertasnya habis, boleh jadi yang paling dekat dengan mesin faks tu pun tak perasan. Boleh jadi juga mesin faks tu tak disambungkan kepada sumber elektrik, ada orang termatikan suisnya ke, siapa tau ya tak? Kadang-kadang ada dokumen yang tersangkut dan sebagainya.

d. Untuk mengelakkan dokumen yang difaks dilihat oleh mata yang tak sepatutnya. Jadi kalau dah diberitau in advance, penerima boleh standby dan dokumen tu hanya dapat dibaca oleh penerima sahaja, bukan oleh orang tak sewajarnya.

3. Selepas faks, telefon penerima dan sahkan penerimaan.

Ha yang ini pun penting. Untuk selamatkan diri kita jugak sebenarnya. Ramai orang yang ‘lepas tangan’ bila tiba hal menerima faks sebab nak selamatkan diri daripada dimarahi bos. Dorang akan bagi alasan “eh tak dapat pun faks” dan sebagainya. Dah kita pulak yang dapat nama buruk. Jadi untuk selamatkan diri sendiri, kita call lah sebelum dan selepas supaya penerima ni bukan je alert malah dia sedar yang dia nak tanak kene bertanggungjawab juga atas dokumen yang kita faks tu.

4. Hadkan jumlah mukasurat yang dihantar.

Kadang-kadang kita perlu hantar laporan berpuluh-puluh mukasurat. Laporan ini perlu diiringi dengan surat iringan juga kan? Ada baiknya kalau kita buat satu ringkasan yang mengandungi maklumat laporan untuk dihantar bersama fax cover dan laporan berpuluh-puluh mukasurat tu, minta sahajalah dispatch pejabat anda menghantarnya dengan tangan.

Cara ini sangat molek kalau dipertimbangkan untuk dibuat. Kita juga perlu fikirkan entah orang di pihak menerima faks tu barangkali kertasnya dah kehabisan ke sedangkan ada surat lain yang mempunyai tahap kesegeraan yang lebih tinggi berbanding dengan laporan yang kita perlu hantar tadi. Dalam bahasa mudah, jadilah orang yang munasabah dan bertimbang-rasa terhadap orang lain.

5. Sebolehnya, elak menghantar gambar.

Ada orang menghantar gambar bersekali dengan dokumen. Bukanlah nak kata cara ni salah, tapi biasanya gambar akan menjadi terlalu gelap. Kalau perlu sangat gambar dihantar, fotostatlah dulu gambar tu pada kertas A4 dan kurangkan kontra dark/light sebelum difotostat. Tapi sebaiknya, elaklah hantar gambar melalui faks. Masa kita nak hantar dokumen asal kepada penerima kita masukkanlah sekali gambar berkenaan.

Pertimbangkan juga tips no. 5 ini bila nak hantar pelan tanah contohnya. Kalau dapat, fotostat pelan dan kurangkan kadar dark pada mesin fotostat. Bila kita cerahkan sedikit fotokopinya insyaAllah penerima akan dapat melihat dengan jelas pelan yang dihantar.

Dalam erti kata lain, help people to help you. Kita tolong orang untuk tolong diri sendiri juga sebenarnya. Ada rasa nak tambah? Silalah – amat dialu-alukan okeh!

Sehingga bertemu lagi dalam entri akan datang. Terima kasih sudi baca entri pasal faks ni :)

No comments: